OKR چیست و چه نقشی در موفقیت کسب و کار دارد؟

اگر بدانید که OKR به شما کمک میکند تا اهداف کلی سازمان، واحدها و اعضای فعال در آن را به خوبی بشناسید، مسلما برای آشنایی و یادگرفتن این مفهوم تلاش خواهید کرد. OKR می تواند به شما نشان دهد که هر کدام از اعضای سازمان چه هدفی داشته و باید به چه نتایجی برسند. با این شاخص افراد متوجه خواهئد شد که چگونه می‌توانند سازمان را در رسیدن به اهداف خود یاری دهند.

 

میتوان ادعا کرد یکی از مهم‌ترین سوالاتی که همواره در ذهن مدیران کسب و کار وجود دارد این است که کسب وکار تحت مدیریت ما تا چه حد پیشرفت داشته و هم اکنون در چه جایگاه و موقعیتی قرار گرفته است؟ شاخص OKR یکی از روش‌هایی است که قادر است به این پرسش مهم و کاربردی پاسخ دهد. سوالاتی که ما قصد داریم در این مقاله به آنها پرداخته و در حد توان پاسخ روشنی برای آن ارائه کنیم این است که OKR چیست و نقش آن در موفقیت کسب و کارها چیست؟ توصیه میکنیم تا انتهای مقاله با ما همراه باشید.

OKR چیست و چرا مهم است ؟

در ابتدا باید اشاره کنیم که OKR مخفف عبارت Objectives and Key Results (اهداف و نتایج کلیدی) است. OKR نخستین بار توسط Andrew Grove، مدیرعامل شرکت «اینتل» مطرح شده و به اجرا درآمده است. البته از آن به بعد، OKR ها در شرکت‌های فراوانی از جمله گوگل، لینکدین ، اوراسل و توئیتر مورد استفاده قرار گرفتند. OKR ها روش یا شاخصی برای تعریف و پیگیری اهداف و نتایج آن‌­ها هستند که معمولاً به صورت 3 ماهه (فصلی) و سالانه تعریف می­‌گردند.

جالب است بدانید که روش OKR تنها برای سازمان‌ها کاربرد ندارد و می‌توانیم از سیستم OKR برای پیشبرد اهداف فردی هم به خوبی بهره مند شویم. در روش OKR، اهداف سازمان کاملا ملموس، واضح و دقیق تعریف می‌گردد و هر فرد با اطلاع از وظایف و مسئولیت‌هایی که مربوط به هر شخص هست، برای تحقق این اهداف مشخص کوشش خواهد کرد. مشخص نمودن اهداف در سیستم او کی آر باعث می‌شود هر فرد به شکل کامل از وظایف خودش آگاه و با تمرکز تمام و بدون انحراف، به انجام دادن وظایفش مشغول گردد. یکی از موضوعات مهم و مرتبط با موضوه او کی آر ، مبحث داشبورد مدیریتی است که در مقاله ای با همین عنوان در سایت گروه نرم افزاری محک به آن پرداخته ایم.

منظور از Objectives و Key Results در شاخص OKR چیست؟

همانطور که اشاره کردیم در این روش دو عبارت بسیار مهم است. یکی Objectives به معنی اهداف و دیگری Key Results به معنی نتایج کلیدی که در ادامه این قسمت هر دو را توضیح خواهیم داد که دقیقا منظور از بکار بردن این دو موضوع چیست.

• Objectives (اهداف) : منظور اهدافی هستند که یک کسب و کار آنها را تعیین کرده و قصد دارد به آن‌ها برسد. برخی از کارشناسان معتقدند که بهتر است این اهداف بلند پروازانه و به صورت کیفی ( یعنی بدون عدد و رقم) تعریف شده و قابلیت اجرا شدن در مدت زمان محدود را داشته باشند. صاحبان کسب و کار باید توجه داشته باشند که بهتر است بین 3 تا 5 هدف برای کل سازمان، تیم و اعضا مشخص نمایند. برای مثال هدف اصلی یک کسب و کار می تواند این باشد که می‌خواهیم یک محصول جدید طراحی کرده و عرضه نماییم. همان‌طور که در این مثال مشخص است یک هدف بلند پروازانه، قابل اجرا در زمان محدود و کاملاً کیفی در نظر گرفته شده است. به این نکته هم توجه داشته باشید : در صورتی که قصد دارید هدف های کسب و کارتان را تعیین نمایید، باید ببینید که تمایل شما برای سمت و سویی که میخواهید تجارت تان به آن سمت حرکت کند، چیست؟
• Key Results (نتایج کلیدی) : بعد از تعیین شدن اهداف، باید برای هر هدف دست کم یک نتیجه کلیدی قابل اندازه‌گیری، مشخص و قابل دستیابی مشخص شود. Key Results باید به صورت کمی (عددی) تعیین گردند؛ چراکه وقتی پای عدد و رقم به میان بیاید خیلی آسان می‌توان دریافت که کسب و کار دقیقاً در چه وضعیتی قرار داشته و چه مقدار در رسیدن به اهداف تعیین شده خودش، به موفقیت رسیده است. میتوان گفت نتایج کلیدی در واقع خودشان نوعی هدف قابل اندازه‌گیری محسوب می شوند. برای مثال برای هدف طراحی، ساخت و عرضه یک محصول جدید بهتر است مثلا با 100 مشتری کنونی خودمان مصاحبه انجام دهیم تا ببینیم نظر آنها پیرامون این محصول جدید چیست. در این مثال مصاحبه با 100 مشتری حال حاضر، یک Key Results برای هدف ما به حساب می آید.

نمره قابل قبول OKR چند است ؟

نمره قابل قبول برای هر OKR ، عددی بین 0.6 تا 0.7 است؛ به این نکته توجه داشته باشید که اگر افراد همواره نمره 1 بگیرند، بدین معنی است که اهداف آن‌ها به­ اندازه کافی جاه­‌طلبانه در نظر گرفته نشده است. کسب نمره 0.4 نیز مطلوب نخواهد بود. نکته ای که اینجا باید در نظر گرفته شود این است که نمرات پایین نباید مورد تنبیه یا بازخواست از سوی مدیران قرار بگیرند؛ بلکه بهتر است از این موضوع به عنوان داده استفاده شود تا هنگام در نظر گرفتن OKR بعدی همه چیز درست تر و واقعی تر تعریف گردد. در پایان هر فصل ممکن است نتایج کلیدی به نمره 1 نرسیده باشند. بنابراین باید در فصل بعدی این موارد در نظر گرفته شده و پوشش داده شوند.

ساختار OKR چگونه است ؟

در این بخش بعد از تعریف و مشخص کردن مفهوم او کی آر به سراغ ساختار آن رفته و بیان خواهیم کرد که ساختار این شاخص چگونه است:

• در ابتدای کار باید ۳ الی ۵ هدف اصلی در سطح شرکت، تیم یا به طور شخصی مشخص نمایید.
• همانطور که اشاره کردیم، اهداف بهتر است بلندپروازانه، کیفی و با قابلیت اجرا در زمان محدود در نظر گرفته شوند.
• برای هر هدف بایستی نتیجه‌ای ترسیم کنید که قابل اندازه‌گیری و قابل دستیابی باشد.
• لازم به بیان است که نتایج OKR می‌تواند مبتنی بر رشد، عملکرد یا تعامل تعریف شوند.
• همانطور که اشاره شد نتایج به صورت عددی خواهند بود و می‌توانند نشان دهند که آیا کاری انجام گرفته است یا خیر.

یک برنامه OKR خوب چه ویژگی هایی دارد ؟

اگر تا به اینجا مطالب ارائه شده را با دقت مطالعه کرده باشید حتما متوجه شده اید که باید پیش از آغاز هر فصل، اهداف و معیارهای دستیابی برای هر فرد مشخص شود. در بهره بردن از او کی آر باید توجه کنید که این روش به هیچ عنوان به معنی ارزیابی کارکنان نخواهد بود. یعنی OKR به عنوان ابزاری برای مقابله با کارکنان نیست و بالعکس باید موجب افزایش بهره‌وری و ایجاد انگیزه می گردد. چند مطلب در مورد OKR ها بسیار بااهمیت است و در واقع می توان گفت که یک او کی آر خوب باید این ویژگی ها را داشته باشد:

• در یک برنامه OKR خوب معیار های دستیابی به اهداف کاملا منطقی تدوین می شوند و ابزار لازم برای رسیدن به آن هدف ها کاملا وجود دارد. همانطور که اشاره شد این اهداف نه باید رویایی و دست نیافتنی بوده و نه باید پیش پا افتاده و ساده باشند.
• یک سیستم OKR خوب باید در واقع یک متد پاداش محور (Bonus) برای کارمندان تلقی شود و اگر این اهداف محقق نشدند، جریمه لحاظ نشود.
• یک برنامه OKR خوب در حد امکان از معیارهای غیر کاری و مرتبط به مسائل رفتاری به خوبی بهره می برد.

مهمترین مزایای استفاده از OKR کدام است ؟

در این بخش از مقاله به مهمترین مزایایی که استفاده از OKR دارد اشاره خواهیم کرد :

1. به همه افراد سازمان گفته می‌شود که چه مواردی حائز اهمیت است. بنابراین ارتباطات به صورت صحیح و واضح برقرار می­‌گردد.
2. امکان اندازه گیری میزان دسترسی به اهداف به وجود می آید.
3. متمرکز شدن تلاش­‌هایی که در سازمان رخ می‌­دهد، یکی دیگر از مزایای استفاده از OKR است. در واقع این شاخص، کل افراد سازمان را در کنار یکدیگر نگه می­‌دارد.
4. OKR می تواند برای سازمان های کوچک و بزرگ که به دنبال نظارت مستمر و مشخص شدن وظایف کارکنان می باشند، بسیار کاربردی و تاثیرگذار باشد.
5. یکی دیگر از مزایا این است که شاخص­‌هایی برای اندازه­‌گیری پیشرفت سازمان ایجاد می­‌شود که بر اساس آن‌ها مشخص می‌گردد که تا چه حد از اهداف اصلی­ سازمان فاصله پیدا کرده ایم.
6. اهداف اصلی مسطح شده و نظم فکری در سازمان شکل می­‌گیرد.

مهمترین تفاوت های بین OKR و KPI کدام است؟

قبل از بیان تفاوت های این دو شاخص مهم بهتر است تعریف و توضیحی مختصر پیرامون KPI ارائه دهیم. KPI مخفف Key Performance Indicator به معنای شاخص کلیدی عملکرد می باشد. از KPI ها برای ارزیابی عملکرد یک سازمان، فرد، تیم، پروژه و… استفاده می شود و به وسیله این شاخص، عوامل موفقیت را اندازه‌گیری می‌نمایند.

OKR شما را مجبور می‌کند آنچه را که واقعاً مهم است از بقیه جدا کرده و اولویت‌های مشخصی را برای خود تعیین نمایید. در OKR تعداد اهداف و نتایج کلیدی محدود خواهد بود.

KPI هم شما را مجبور خواهد کرد آنچه واقعاً اهمیت دارد، یعنی شاخص‌های کلیدی را از سایرین جدا کرده و آن‌ها را اندازه گیری نمایید. بنابراین اگر 30 شاخص برای ارزیابی عملکرد تعریف کرده‌ باشید، یعنی عملا هیچ شاخص کلیدی ندارید. حالا در ادامه به صورت فهرست وار به تفاوت های مهم این دو شاخص خواهیم پرداخت :

• تفاوت KPI و OKR در هدف : اولین تفاوت اساسی بین این دو شاخص در هدف است. اهداف KPI عموما قابل‌دستیابی بوده و نشان‌دهنده خروجی یک فرایند یا پروژه می باشند؛ درحالی‌که اهداف در OKR با چالش های بیشتری همراه بوده و در واقع چالشی تر هستند. البته توجه داشته باشید که این به معنای غیرقابل دستیابی بودن هدف نخواهد بود. اهداف، به این علت چالشی‌تر انتخاب می‌گردند که افراد یا تیم را ترغیب نمایند تا عملکرد بهتری از خود بروز دهند.
• تفاوت KPI و OKR در نتایج : یکی دیگر از تفاوت‌های مهم این دو شاخص در نتایج است. نتایج کلیدی Key Results، نتایج نهایی تیم برای سنجش موفقیت یا عدم موفقیت هدف است. از سوی دیگر شاخص کلیدی عملکرد (KPI) معیار کمی قابل‌اندازه‌گیری برای ارزیابی این موفقیت است. پس میتوان گفت OKR نتیجه محور و KPI فرایند محور خواهد بود.
• تفاوت OKR و KPI در تشخیص و راه‌حل مشکلات: در بیان این تفاوت از دو شاخص KPI و OKR می‌توانیم به این نکته اشاره داشته باشیم که KPI تنها نشان خواهد داد که مشکلی وجود دارد؛ برای رفع آن مشکل به OKR نیاز خواهد بود. پس می توان اینگونه گفت KPI ها به نظارت بر عملکرد و شناسایی مشکلات و OKRها به ایجاد زمینه‌های بهبود کمک خواهند کرد.
• تفاوت KPI و OKR در گستره مورد بررسی : OKR ها از چشم‌انداز وسیع‌تر برخوردار هستند، درصورتیکه KPI ها بهبود یک موضوع خاص را هدف می گیرند. پس یکی دیگر از تفاوت‌های KPI و OKR در این بخش اینگونه می شود که KPIها خاص‌تر و OKR ها عمومی‌تر هستند.
• تفاوت کاربردی KPI و OKR : KPI نقش سنجش عملکرد شرکت یا سازمان در گذشته را دارد، درصورتیکه OKR به شما کمک خواهد کرد تا به اهداف آینده خود دست پیدا کنید. در بیشتر موارد، هم به KPI برای نظارت بر عملکرد کلی و هم به OKR برای تعیین اهداف، همسوسازی تیم و دستیابی به تغییر مثبت در عملکرد نیاز خواهد بود. از طرف دیگر بر اساس بازخورد KPI و نتایج قبلی، OKRهای بعدی تعیین می‌گردند.
• تفاوت KPI و OKR از لحاظ زمان : این دو شاخص از لحاظ زمانی هم تفاوت هایی دارند. OKR معمولاً دارای یک آغاز و یک پایان است. آنها در یک دوره زمانی خاص به سمت چشم‌انداز خاصی حرکت می‌کنند. اگرچه می‌توان از KPI هم برای اندازه‌گیری این نوع طرح‌ها استفاده کرد، اما آن‌ها برای نظارت بر عملکرد مداوم مانند رشد درآمد سالانه نیز مورداستفاده قرار گیرند.

انتخاب OKR خوب، یعنی ایجاد یک تغییر مثبت و با دوام

در این مقاله اشاره کردیم که کارفرمایان با تعیین OKR یا همان اهداف و نتایج کلیدی، استراتژی کسب و کار خود را تعیین کرده و میزان مشارکت کارکنان را ارتقا خواهند داد. اما همانطور که در مقاطع مختلف این مطلب اشاره گردید، تعیین این اهداف کلیدی نیازمند بررسی همه جانبه و رسیدن به دیدی واضح و شفاف از انتظارات یک کسب و کار به شمار می رود.

در این مطلب ضمن اشاره به ویژگی های OKR مطلوب، به مزایا و مهمترین تفاوت های آن با KPI اشاره شده است. امیدواریم با مطالعه این مقاله، راه شما برای انتخاب هر چه بهتر OKR هموار شده و به بهترین شکل از مزایای آن بهره مند شوید. گروه فروشگاه حسابداری شباهنگ بهترین ها را برای شما آرزومند است.