وبلاگ فروشگاه شباهنگ مرکز تخصصی نرم افزار و تجهیزات حسابداری
نحوه انتخاب نرم افزار حسابداری درست برای شرکت یا تجارت شما چگونه است؟
این سوالی است که فقط از طریق مشاوره با شرکت های تولید کننده نرم افزار حسابداری در مورد نیازها، تجربه، برنامه ها و سخت افزامی توان به آن پاسخ داد. با این اوصاف، چگونه می توانید به خودتان در یافتن بسته حسابداری درست کمک کنید؟
ده نکته مطرح شده در این مطلب به شما در انتخاب نرم افزار مناسب شرکت و تجارتتان کمک می کنند:
۱. شناخت نیازها و انتظارات از یک نرم افزار حسابداری
اکثر بسته های حسابهای سطح ورودی کارهای پایه من جمله – رکوردهای مشتری، رکوردهای عرضه کننده، تهیه سیاهه های مشتری و صورت ها، تطبیق و رکورد بانک، مالیات بر ارزش افزوده ، گزارش های حسابداری ( گزارشات مالی کلیدی و بدهی سنی، گزارشات بستانکار سنی) را انجام می دهند.
فراتر از حد کارهای پایه، به ویژگیهایی نظیر کنترل موجودی و سهام، پردازش سفارش خرید، معاملات ارز خارجی، هزینه یابی پروژه، تحلیل مرکز هزینه و بخش نگاه می کنید. پی بردن به این مسئله که چه ویژگیهایی شروط کلیدی برای تجارت شما محسوب شده و داشتن کدام یک خوب می باشد.
۲. تجربه را در نظر بگیرید
آیا شما (یا شخصی که مسئول انجام حسابداری شرکت شما است) قبلاً برای استفاده از بسته نرم افزار های حسابداری آموزش دیده است؟ اگر چنین است، آیا تمایلی به استفاده از بسته داشتید؟ آیا این نرم افزار یا نرم افزار دیگر با نیازهای فعلی شما مطابقت داشت؟ اگر چنین است، تماس با فروشنده برای اطلاع از چیزهایی که عرضه می کنند، باارزش و مهم می باشد. حسن استفاده از نرم افزاری که قبلاً ازآن استفاده کرده یا در مورد آن آموزش دیده اید، آن است که می توانید بلافاصله شروع به انجام کار کنید و در صورت هرگونه آموزش اضافی، نیاز به کارهای کمی خواهید داشت.
۳. نحوه اتصال شما به اینترنت چگونه است و آیا شما مرتب در حال جابجایی و سفر هستید؟
دراینجا مفهوم پردازش ابری (کلود) در نرم افزار حسابداری اهمیت پیدا می کند. اگرچه بسته حسابداری تحت کلود ( ابری) ممکن است برای تجارت شما ایده آل باشد، اما فاکتورگیری در منطق استفاده از یک بسته، مهم می باشد. نرم افزار حسابداری تحت وب یا کلود نیازمند اتصال اینترنتی همسان و معتبر میباشد تا بدین طریق به شما امکان دسترسی به داده ها خواه از طریق لپ تاپ، PC یا وسیله سیار را بدهد.
اگر شما یا کارمندتان وقت زیادی را در خارج از دفتر سپری می کنید، دسترسی به داده های آنلاین در حین حرکت مهم تلقی می شود. این مسئله را بررسی کنید که آیا فروشندگان بالقوه بسته حسابداری ابر یا برنامه سیاری برای بسته حسابداری عرضه می کنند یا خیر.
اگرچه ابر برای دسترسی به حسابها از هرمکان خارق العاده است، اما فاکتور گیری در توانایی و هزینه ارائه دسترسی پهن باند مناسب یا وسایل سیار برای کاربران اهمیت دارد.
۴. مقررات را فراموش نکنید
بسته به صنعتی که در آن مشغول به کار هستید، ممکن است ملزم به قوانین و مقررات خاصی بوده و دارای شروط و نیازمندیهای حسابداری حاصله باشید. اطمینان حاصل کنید که از اینها آگاهی دارید به گونه ای که می توانید این مسئله را بررسی کنید که آیا عرضه کنندگان نرم افزار حسابداریموجود می توانند نرم افزار قانونی سازگار برای تامین نیازهاعرضه کنند.
۵. در مورد نحوه پرداخت هزینه تصمیم بگیرید
گردش مالی حساب هایتان را در نظر بگیرید. آیا پرداخت مبلغ اندک در هر ماه به گردش نقدی شما کمک کرده و از پرداخت نقدی اولیه بزرگ اجتناب می کند یا اینکه آیا دارای تامین وجه مطمئن و ایمنی هستید که ترجیح می دهید آن را پیشاپیش در یک راه حل نرم افزاری سرمایه گذاری کنید؟ اگر پرداخت ماهیانه متناسب با نیازهای شما باشدآنگاه به گزینه های مالی نظیر بدهیهای مستقیم ماهانه بدون بهره نگاه کنید که عرضه کنندگان بالقوه می توانند به شما عرضه کنند.
۶. با حسابدارتان صحبت کنید
اگر حسابدار به شما کمک می کند تا به حسابهایتان توجه کرده یاآنها در کل یا پایان سال کم کنید با آنها در مورد بسته های نرم افزار حسابداری مورد استفاده و توصیه شده صحبت کنید. اگربسته ای که با نیازهای شما تناسب دارد، بسته ای نباشد که حسابدار قبلاً از آن استفاده می کرده است، این مسئله را چک کنید که آیا یک ورژن از سوی عرضه کننده موجود می باشد یا خیر.
۷. در مورد ادغام فکر کنید
آیا نیازمند ادغام و یکپارچه کردن نرم افزار حسابداری با سایر بسته ها( نرم افزار حقوق و دستمزد، ، CRM یا محصولات خاص صنعتی) با راههای پرداخت و کارت خرید تجارت الکترونیکی هستید؟ از نرم افزار های شرکت های دیگر که نیازمند ادغام آن و اضافه کردن این به لیست شروط هستید نکته برداری کنید.
۸. بازده سرمایه گذاری رابشناسید
همان گونه که قبلاً عنوان شد، شناخت ویژگیهای حیاتی در نرم افزار برای تجارت و اینکه داشتن چه ویژگیهایی برای شما خوب است، اهمیت دارد. اما، شناخت بازده سرمایه گذاری نیز که ویژگیهای گران قیمت تر عرضه می کنند، اهمیت دارد.
اگر به طور مثال، مدیریت کنترل سهام به صورت دستی برای شما هزینه زیادی در برداشته باشد، آنگاه هزینه اضافی سرمایه گذاری در بسته ای که شامل کنترل سهام می شود، خود پرداخت می شود. بسته حاوی کنترل سهام، زمان صرف شده برای به روزدرآوری دستی سهام را کاهش و مستندسازی مخابره ای ، هزینه خرید و ذخیره سهامی با فروش آهسته و زمان صرف شده برای کار روی واحدها و سودهای حاصل از فروش ایجاد می کند. این مسئله سطح خدمات به مشتری و رضایتمندی از آن را نیز افزایش می دهد.
از لحاظ بازده سرمایه گذاری، در هنگام قیمت گذاری بسته های حسابداری بالقوه، در نظر گرفتن هزینه خدمات حمایتی و آموزش نیز اهمیت دارد. سرمایه گذاری در بسته حساب ها در صورتی پرداخت نخواهد شد که کاربران هیچ گاه درزمینه نحوه انجام حسابها ، نحوه استفاده از نرم افزار آموزش ندیده یا توانایی دریافت کمک در مورد وقوع اتفاقات غلط را نداشته باشند.
۹. قبل از خرید امتحان کنید
بسته به اندازه و نوع بسته ای که متناسب به تجارت شماست، اکثر عرضه کنندگان نرم افزار حسابداری نسخه دمو یا دانلود رایگان ۳۰ روزه یا نمایش محصول به صورت آنلاین یا روی سایت را عرضه خواهند نمود. به محض اینکه لیست کوتاهی از عرضه کنندگان را به مرحله نهایی رساندید، دیدن نرم افزار حسابداری در حین عمل یا استفاده از آن در محیط آزمایشی راهی عالی برای ارزیابی تطابق آن با انتظارات و شناسایی سئوالات پیش خرید نهایی به شمار می رود.
۱۰. ارتقا را فراموش نکنید
در هنگام سرمایه گذاری در هر نرم افزارتجاری، فقط تجارتی که همین حالا انجام می دهید را در نظر نگیرید- در مورد اهداف بلند و کوتاه مدت و تجارت آتی فکر کنید. اگر در یک نوع نرم افزار سرمایه گذاری می کنید، فاکتورگیری از توانایی ارتقا نرم افزار در راستای تجارت یا امکان حرکت به سمت بسته دیگر در صورت نیاز و افزودن زیر سیستم های نرم افزار حسابداری ، اهمیت دارد. آیا راه حل های بزرگتری وجود دارد که بتوانید در راستای آنها حرکت کنید؟ عرضه کننده در راستای چنین کاری چه نوع حمایتی عرضه می کند؟
رنج وسیعی از بسته های حسابها برای تجارت در همه اندازه ای عرضه می کند.
