وبلاگ فروشگاه شباهنگ مرکز تخصصی نرم افزار و تجهیزات حسابداری
مدیریت موجودی ها یکی از پر دغدغه ترین کارها در هر سازمان است . عدم مدیریت صحیح موجودی ها شاید منجر به از دست دادن برخی از فروش ها یا مشتریان گردد. گاهی زیان حاصل از عدم مدیریت صحیح موجودی ها به ۲% تا ۳% فروش می رسد .
اولین گام در حل مشکلات مربوط به مدیریت موجودی راه اندازی نرم افزار است . در بعضی از سیستم ها با استفاده از نرم افزار مناسب زیان ۲% گاهی به۰/۵%کاهش پیدا کرده است.
داشتن یک سیستم انبارداری مناسب نه تنها به رضایتمندی مشتریان کمک می کند ، بلکه کارکنان نیز با روحیه ی بهتری کار خواهند کرد . مسلمًا داشتن نرم افزار گام مناسبی است اما کافی نیست . در زیر پنج اشتباه فاحش و راه حل آنها را بیان می کنیم .
۱. گوناگونی موجودی ها :
زمان زیاد گذاشتن روی انبارداری هم باعث اتلاف سرمایه در گردش و هم سود می شود . نگهداری کالا ها همواره پر خرج است ، البته موجودی کالای موجود در انبار می تواند معیوب ، مستهلک و یا حتی بلا استفاده شود . جابجایی کالاهای قدیمی ممکن است خیلی مشکل باشد . گاهی ممکن است مجبور به برکناری یا فروش به دلالان شوید .
راه حل : با نگاه به گذشته سعی کنید موجودی مورد نیاز مدت کوتاهی را در انبار نگهداری کنید . به عنوان مثال با بررسی فروش یک ماه و بررسی ۱۲ماه گذشته سعی کنید موجودی مورد نیاز ۱ ماه را خریداری کنید و در صورتی که فروش شما به صورت فصلی است . خود را برای آن زمان ها نیز آماده کنید .
۲. ردیابی غلط موجودی ها
هنگامی که موجودی مورد نیاز خود را تخمین زدید باید مطمئن شوید که آن مقدار را می توانید تهیه کنید . همیشه باید به فکر خرید تخفیفات بود . همینطور در تولید نیز باید در مورد میزان ضایعات هشیار بود .
راه حل : استفاده از تبادل داده های الکترونیکی و بارکد می تواند به کاهش خط کمک کند . استفاده از روش “شمارش گردشی “پیشنهاد شده است . هر روز چند حساب را به صورت تصادفی انتخاب کنید و موجودی انبار را با حساب دفاتر مقایسه کنید . کالاهایی که بیشتر فروخته می شوند باید بیشتر شمارش شود .
۳. نبود اولویت ها :
ردیابی تمام جزئیات مربوط به هر موجودی می تواند کاری بسیار پرهزینه و زمانبر باشد .
راه حل : برروی موجودی هایی تمرکز کنید که بیشتر اهمیت دارند . حدودا ۸۰% تقاضا مربوط به ۲۰% کالاها می شود .
بیشتر انرژی خود را برروی آن اقلام با کیفیت قرار دهید . ۳۰% دیگر که اقلام درجه اول را تشکیل می دهند ۱۰% از تقاضا را به خود اختصاص داده اند . ۱۰% با قیمانده فروش نیز به ۵۰% اقلام باقیمانده مربوط می شود که صرف انرژی برای این اقلام کار بیهوده ای است .
۴. استفاده از صفحه گسترده
استفاده از صفحه گسترده هایی مانند Microsoft excel یا lotus123 برای مدیریت موجودی به نظر منطقی می رسد اما مشکل اینجاست که احتمال از بین رفتن یا تغییر این نوع اطلاعات بسیار زیاد است و از طرف دیگر راهی برای ایجاد هماهنگی و همکاری بین افراد مختلف برای استفاده همزمان از این نرم افزار ها نیست .
راه حل : از نرم افزار های مالی دارای انبار داری استفاده کنید . این کار هم این قابلیت را به شما می دهد که چند کاربر به طور همزمان از نرم افزار استفاده کنند و هم اینکه می توانید مقادیر مالی و فیزیکی ورود و خروج داده ها را مدیریت کنید و با وجود یک پایگاه داه می توانید از اطلاعات خود محافظت کنید .
۵. نداشتن نقشه پشتیبان
بعد از اینکه با موفقیت موجودی ها را بارکد کردید ، سفارشات را مدیریت و اطلاعات را در نرم افزار وارد کردید ، اگر این اطلاعات به صورت ناگهانی از بین برود چگونه می توانید این اطلاعات را از نو بسازید ؟
راه حل : ابتدا نفس عمیق بکشید و بدترین حالت ممکن را در نظر بگیرید ، مانند آتش سوزی یا دزدی . نقشه ی شما برای حفظ فایل های پشتیبان می تواند تنها ذخیره اطلاعات بروی یک کارت حافظه سیار باشد . (فقط آن را در شرکت نگهداری کنید .
