سیستم دبیرخانه و مکاتبات اداری

 برخي از خصوصيات سيستم اتوماسيون (دبيرخانه و بايگاني) نرم‌افزار آرپا  

•    تعريف اطلاعات پايه شامل چارت سازماني، جايگاهها ، پست ها، کاربران، تقويم سازماني و ..

•     تعريف محدوده عمليات هر کاربر و انتصاب سمت هاي مختلف به يک کاربر

•     ايجاد و مشاهده کارتابل پيام ، پيام هاي ارسالي، پيام هاي حذف شده به تفکيک کاربران

•     تعريف دبيرخانه هاي متعدد و اطلاعات پايه هر کدام شامل انواع نامه، شيوه هاي ارسال، کليد واژه، انواع کار، انواع يادداشت اداري و تعيين مقادير پيش فرض قسمت هاي مختلف سيستم

•     تعريف دفاتر انديکاتور مختلف به ازاي هر دبيرخانه و قالب شماره نامه (وارده، صادره، داخلي)

•     معرفي طرف مکاتبه در قالب اشخاص حقيقي و حقوقي

•     تعريف اطلاعات پايه دبيرخانه شامل الگوهاي شماره گذاري، الگوهاي چاپ، موضوعات پر تکرار، انواع نامه، شيوه هاي ارسال، دفاتر بايگاني

•     ثبت مشخصات نامه شامل تصوير، ضمائم، رونوشتها، سوابق و اطلاعات ارسال و دريافت

•     قابليت کنترل کاربران دبيرخانه و دسترسي آنها بر حسب سطح دسترسي و امکانات سيستم

•     گزارش عملکرد دبيرخانه بر حسب تاريخ هاي مشخص و گزارش دفتر انديکاتور

•     امکان تفکيک محتويات کارتابل بر اساس انواع ورودي و خروجي و تفويض کارتابل به ديگران

•     امکان جستجو در کارتابل بر اساس انواع ويژگي هاي ورودي ها

•     امکان ارجاع يک ورودي به چندين پست و ارسال همزمان رونوشت هاي متعدد از آن

•     امکان تعييين محدوده زماني و مهلت انجام کار و بازپس گيري ارجاع براي ارجاع دهنده

•     امکان مشاهده چرخه ارجاعات ورودي هاي داخل کارتابل و دريافت گزارش از آن

•     تعريف سطوح امنيت مکاتبات(عادي، محرمانه، سري) و انواع اولويت مکاتبات

•     امکان نگهداري يک نسخه از مکاتبات ارجاع شده در بايگاني شخصي

•     امکان درج نامه هاي عطف و پيرو، جهت تسهيل در پيگيري

•     مشاهده درختواره گردش نامه باتوجه به دسترسي هاي مختلف

•     تعريف جانشين و تفويض وظايف مشخص و درخواست نامه از بايگاني

•     امکان به گردش انداختن نامه هاي بايگاني شده و تاييد الکترونيکي نامه

•     تعريف چندين بايگاني در سيستم و شماره پرونده با فرمت دلخواه

•     امکان بازگرداندن نامه جهت اصلاح و امکان ارسال يادداشت و ارسال فايل ضميمه

•     امکان ارسال پيرو، عطف و ارجاعات قبلي نامه همراه ارجاع